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Por Enrin Sullivan
Um sistema de notificação em massa (MNS) é uma plataforma que envia mensagens unidirecionais para informar os funcionários e o público sobre uma emergência. As organizações mais bem servidas por um sistema de notificação em massa incluem os departamentos de bombeiros e polícia; organizações de gestão de emergências; governos federais, estaduais e locais; cidades e comunidades; proprietários de edifícios e empresas de gestão de edifícios; e empresas que possam justificar a sua necessidade e investimento. Esses sistemas podem melhorar a segurança de uma organização, fornecendo alertas e instruções em tempo real durante uma crise.
Os sistemas de notificação em massa possuem um banco de dados de nomes, números de telefone, endereços de e-mail e métodos de entrega. O software de notificação de emergência deve ter uma infraestrutura de comunicação robusta com banda larga suficiente para entregar milhares de mensagens. Pessoas e organizações podem ser contatadas por meio de ligações pré-gravadas, mensagens de texto, e-mails e mídias sociais. A ação humana pode ativar um MNS, assim como dispositivos sensores, como detectores de fumaça ou gás, e sistemas especializados para tarefas específicas, como segurança.
Quando usar um sistema de notificação em massa
Embora um MNS envie apenas mensagens de saída para uma lista de banco de dados, os sistemas de notificação de emergência podem transmitir e receber comunicações. O planejamento do MNS deve incluir as seguintes tarefas:
- verificação de que é necessário através de uma análise de requisitos;
- confirmação de que a organização possui os sistemas e infraestrutura adequados para lidar com tal sistema;
- tempo para desenvolvimento do banco de dados, treinamento de usuários, gerenciamento de sistemas e procedimentos de manutenção; e
- testes frequentes de suas capacidades.
O Código Nacional de Alarme e Sinalização de Incêndio da Associação Nacional de Proteção contra Incêndios (NFPA 72), fornece diretrizes gerais sobre planejamento, projeto e implementação de um MNS que é ativado quando um alarme de incêndio soa. Entre as recomendações do sistema de notificação em massa do código estão que uma análise de risco deve considerar os seguintes tipos de emergências potenciais:
- Eventos geológicos
- Eventos meteorológicos
- Eventos biológicos
- Eventos acidentais causados pelo homem
- Eventos intencionais causados pelo homem
- Eventos tecnológicos
Fornecedores MNS: o que procurar
Pergunte aos fornecedores sobre planejamento, instalação e treinamento, bem como requisitos de energia e energia de reserva. Os sistemas de notificação em massa facilitam a comunicação unidirecional com os destinatários, enquanto os sistemas de notificação de emergência normalmente permitem respostas. Ao decidir entre os dois, as organizações devem decidir qual a forma de comunicação necessária.
Ao avaliar sistemas de notificação em massa, a seguinte lista de verificação do consultor de TI independente Paul Kirvan pode ajudar:
- Verifique se um MNS é necessário e realize uma análise de suas necessidades. Determine o número mínimo e máximo de pessoas e organizações a contatar, bem como os dispositivos de iniciação e as opções de entrega de mensagens.
- Preparar um pedido de informação ou pedido de proposta.
- Descubra se a tecnologia existente pode ter recursos que possam ser usados para notificações de emergência de saída.
- Pergunte às referências dos fornecedores se eles tiveram algum problema durante o planejamento, instalação, treinamento e operações pós-transição.
- Confirme se o fornecedor oferece documentação do sistema eletrônica e impressa e armazene cópias em vários locais seguros.
- Certifique-se de ter um servidor disponível, fonte de alimentação, sistema de energia de backup e potência suficiente para lidar com o sistema e seu banco de dados.
- Certifique-se de que sua infraestrutura de rede tenha largura de banda suficiente para lidar com picos de tráfego, que um sistema de notificação em massa pode gerar durante uma emergência.
- Reserve tempo suficiente ao preparar seu plano de projeto para desenvolver o banco de dados, treinamento de usuários, gerenciamento e manutenção do sistema.
- Incorpore o sistema em todas as atividades de exercício.
- Verifique regularmente os recursos do MNS por meio de chamadas de teste; conduzir mensagens de notificação ocasionais e em grande escala.
Os preços variam dependendo do fornecedor e da complexidade do sistema, mas os sistemas básicos podem variar de US$ 1.000 a US$ 2.000, bem como taxas anuais.
Teste do sistema de notificação em massa
Tal como acontece com qualquer outro plano de segurança ou recuperação de desastres, os sistemas de notificação em massa exigem testes rigorosos. As organizações devem equilibrar o risco de não testar com frequência suficiente e de estarem mal preparadas com testes excessivos, e possivelmente fazer com que os destinatários ignorem as comunicações.
A maioria dos softwares de notificação de emergência coletará dados e feedback dos destinatários após os testes, para descobrir o que funcionou e o que não funcionou durante os testes.
Prós e contras dos sistemas de notificação em massa
Os sistemas de notificação em massa fornecem aos destinatários informações vitais e avisos prévios que lhes permitem preparar-se melhor para uma catástrofe iminente. Por exemplo, no terremoto de 2011 na região de Tōhoku, no Japão, milhões de pessoas receberam notificações de emergência através da rádio, televisão e celulares. As redes fixas e móveis foram interrompidas em muitas áreas, mas a Internet ainda estava disponível para comunicações de crise.
Os sistemas de notificação em massa estão em constante evolução para atender às novas necessidades tecnológicas. Infelizmente, muitas dessas atualizações são implementadas após um desastre em que houve uma falha no projeto do MNS.
Um esforço para atualizar a NFPA 72 para abordar sistemas de notificação em massa, e comunicações de emergência para além dos incêndios, foi impulsionado por uma série de incidentes fatais, como o massacre de Virginia Tech em 2007, onde não foram enviadas notificações de emergência até mais de duas horas após o evento. O Departamento de Defesa, através da Força Aérea dos EUA, solicitou pela primeira vez à NFPA que desenvolvesse uma norma sobre notificação em massa em 2003. A NFPA 72 foi atualizada mais recentemente em 2013.
Como um MNS se encaixa em um plano BC/DR
Em termos de continuidade de negócios e recuperação de desastres (BC/DR), um sistema de notificação em massa desempenha um grande papel na proteção das organizações contra a perda total de dados, e na paralisação dos negócios. O software de notificação de emergência deve alertar a administração sobre um problema o mais rápido possível e, se necessário, informar o corpo de bombeiros ou outro pessoal de emergência. O sistema também pode informar os funcionários sobre quando é seguro retornar ao trabalho.
A incorporação de comunicações móveis num plano de comunicações de crise pode ajudar os esforços de BC/DR. As organizações podem pedir a determinados funcionários que tirem fotos ou gravem vídeos com telefones celulares para análise pós-desastre.
Se o BC/DR for gerenciado por terceiros, esse fornecedor poderá ter seu próprio aplicativo que os funcionários poderão acessar para tais serviços.
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